C'est la question qui revient dans presque tous les échanges avant un team building à La Réunion : « concrètement, on doit apporter quoi ? ». La réponse honnête, c'est : beaucoup moins qu'on ne l'imagine, mais quatre ou cinq points ne peuvent pas venir de nous. Voici la répartition telle qu'elle se pratique réellement sur nos journées de cohésion, pour que vous sachiez à quoi vous engager avant de signer.
Ce que l'agence apporte le jour J
Tout ce qui fait l'activité arrive avec nous, dans nos véhicules, monté et démonté par notre équipe :
- le matériel des épreuves, du gros jeu en bois aux accessoires de chaque atelier ;
- la sonorisation portable et les micros, pour que les consignes portent sur un terrain ouvert ;
- les animateurs, en nombre calculé selon l'effectif, sujet détaillé dans combien d'animateurs prévoir ;
- la trousse de premiers soins, l'eau de réserve et la crème solaire de secours ;
- la signalétique, les dossards ou brassards de couleur, les feuilles de score et les récompenses.
Nous apportons aussi le plan B. Repli couvert, épreuves de substitution, ordre de passage modifié : cela se prépare en amont et cela ne vous coûte rien de plus.
Ce que seule l'entreprise peut fournir
Trois informations, et elles conditionnent tout le reste :
- La liste réelle des participants, avec l'effectif confirmé quelques jours avant. Une équipe annoncée à 40 qui arrive à 55, c'est un atelier saturé et un classement faussé ;
- Les contraintes des personnes : blessures, grossesses, problèmes de dos ou de genoux, salariés qui ne savent pas nager si l'on va vers le lagon. Nous n'avons pas à connaître les détails médicaux, seulement à savoir qu'il faut une alternative ;
- Le nom d'un référent joignable le jour même. C'est la personne qui tranche si un groupe est en retard ou si l'ordre du jour bouge, comme l'explique notre article sur le rôle du manager pendant un team building.
Et le lieu, qui s'en occupe ?
Les deux cas existent. Si vous avez déjà un site, un domaine, une plage ou vos propres locaux, vous gardez la relation avec le propriétaire et nous faisons le repérage technique. Si vous n'avez rien, nous proposons des lieux que nous connaissons et nous gérons la réservation. Dans les deux cas, quatre points doivent être vérifiés avant de valider : un accès véhicule pour décharger le matériel, une zone d'ombre, des sanitaires en état, et une prise électrique si le programme prévoit du son ou de la vidéo. Notre sélection de sites est détaillée dans où faire un team building à La Réunion.
Qui gère le repas et les boissons ?
Le déjeuner peut être inclus dans notre devis, avec un traiteur que nous coordonnons, ou rester à votre charge si vous avez vos habitudes. Dans ce second cas, prévenez-nous de l'heure exacte du service : un cari qui arrive avec quarante minutes de retard casse le rythme d'une journée entière. L'eau, en revanche, ne se discute pas. Quel que soit le montage, il en faut en quantité sur chaque atelier, et pas seulement au point de départ. Les formules de repas sont comparées dans traiteur et cari pour un team building.
Faut-il des autorisations ?
Sur un terrain privé mis à disposition par son propriétaire, non. Sur une plage, un parc public ou une place communale, une demande d'occupation auprès de la mairie est nécessaire, avec un délai qui varie beaucoup d'une commune à l'autre. Nous savons monter ces dossiers, mais la demande part souvent plus vite quand elle est portée par l'entreprise elle-même. Le sujet est développé côté agence sur les autorisations d'un événement d'entreprise.
Ce qu'il ne faut pas prévoir
Deux réflexes coûtent cher pour rien. Le premier : acheter du matériel « au cas où », ballons, cordes, gobelets. Nous en avons, et le vôtre finit dans un coffre. Le second : préparer soi-même des épreuves en parallèle pour « meubler ». Cela déséquilibre le déroulé, allonge les temps morts et fatigue le groupe avant la fin. Si vous tenez à un moment interne, discours, remise de trophées ou annonce, dites-le nous et nous lui construisons une vraie place dans le programme, comme pour les remises de prix et moments de reconnaissance.
La règle simple pour ne rien oublier
Posez-vous la question dans ce sens : tout ce qui relève de l'animation vient de nous, tout ce qui relève de vos salariés et de votre organisation vient de vous. Les effectifs, les contraintes, les horaires de travail, le lieu si vous en avez un, et la personne qui décide le jour J. Le reste, matériel, encadrement, sécurité, déroulé, plan B, c'est notre métier depuis plus de 500 événements sur l'île. Les équipes accueillies avec des familles suivent une logique proche, décrite chez nos confrères sur l'espace à prévoir pour une animation enfants.
Vous préparez une journée de cohésion et vous voulez la liste exacte pour votre cas ? Donnez-nous la date, le lieu envisagé et l'effectif : nous vous renvoyons un déroulé et un devis clair sous 24 h. Toutes nos formules de team building à La Réunion sont adaptables. Romain répond au 06 93 81 78 82.