En bref
Au-delà de 500 personnes, un team building ne se joue plus en un seul grand jeu : on forme des équipes d'une vingtaine de personnes qui passent d'atelier en atelier selon un planning minuté, avec un temps fort commun pour ouvrir et clore la journée. Il faut un lieu très vaste découpé en zones, au moins un animateur par atelier, une régie son centrale, un accueil par vagues et plusieurs mois de préparation.
Les demandes de cette taille viennent d'un grand réseau qui réunit toutes ses agences, d'une collectivité qui rassemble ses agents, d'un groupe qui fête un anniversaire. L'objectif est le même qu'avec vingt personnes : faire coopérer des gens qui ne travaillent pas ensemble. Mais à cette échelle, la journée ne tient que si son organisation est pensée comme celle d'un grand événement.
Qu'est-ce qui change au-delà de 500 personnes ?
Tout ce qui fonctionne avec un groupe moyen cesse de fonctionner. Une consigne criée ne s'entend plus, une file d'attente de dix minutes devant une épreuve tue l'énergie, un repas servi d'un seul bloc prend une heure. La journée devient un événement à part entière, avec son accueil, sa restauration, ses sanitaires, son poste de secours et son transport. Pour un effectif de 100 à 300 personnes, notre méthode est détaillée dans le team building de 100 à 300 personnes ; au-delà, on change de mécanique.
Comment fonctionnent les ateliers tournants ?
On découpe le groupe en équipes de 20 à 25 personnes, mélangées entre services ou entre sites. Chaque atelier accueille deux équipes à la fois, qui s'affrontent ou coopèrent sur la même épreuve. Le calcul est simple : 600 personnes, c'est environ 30 équipes, donc une quinzaine d'ateliers ; 1 000 personnes demandent soit une vingtaine d'ateliers, soit deux circuits identiques qui tournent en parallèle.
- Une rotation de 20 à 25 minutes, déplacement compris, lancée pour tous par un même signal sonore ;
- Une feuille de route par équipe, avec l'ordre des ateliers et un plan du site ;
- Des épreuves courtes et lisibles, compréhensibles en une minute d'explication, sur le modèle de nos olympiades d'entreprise ;
- Un classement centralisé, affiché en direct ou dévoilé à la finale.
Le choix des épreuves dépend du public et du message de la journée : nos formats sont présentés sur la page concepts de team building.
Combien d'animateurs et quelle équipe ?
Au minimum un animateur par atelier, plus des coordinateurs qui surveillent chacun une zone et règlent les retards, une régie centrale avec un animateur micro qui donne le rythme à tout le site, et une équipe d'accueil. Nos repères par effectif sont dans combien d'animateurs prévoir. Pour l'accueil, les badges aux couleurs des équipes et la gestion des flux, hotesse-reunion.re détaille le contrôle d'accès et la gestion des flux.
Quel lieu peut accueillir 1 000 personnes ?
Un grand espace extérieur plutôt plat, découpable en zones, avec de l'ombre, de l'eau, des sanitaires en nombre, un accès pour les cars et un plan de repli en cas de pluie. Les lieux capables de recevoir un tel effectif sont rares à La Réunion et se réservent longtemps à l'avance ; notre sélection est sur la page lieux de team building.
Comment gérer l'accueil, les repas et la sécurité ?
En étalant. Les arrivées se font par vagues, par site ou par navette, avec un point d'accueil par vague. Les repas se servent en plusieurs points ou en deux services. L'eau se distribue en continu, la chaleur étant le premier risque d'une journée en plein air. Un dispositif de secours adapté à l'effectif se réserve auprès d'une association agréée, et chaque animateur sait qui appeler.
Quel délai prévoir ?
Trois à six mois : le lieu, le traiteur, les cars et le dispositif de secours se bloquent en premier. Nous avons organisé ce type de journée pour 400 agents de la CSSM à Mayotte. Les éléments qui font varier le budget sont sur la page prix du team building.